Cum să îmbunătățești gestionarea timpului, 20 de sfaturi

Programul tău e prea aglomerat, lista de sarcini devine tot mai lungă, calendarul inexistent? Iată cum să îmbunătățești gestionarea timpului pentru a te ajuta să te menții pe drumul cel bun.

Timpul este singura resursă pe care o avem cu toții în aceeași măsură. Dar, deși unii oameni par capabili să realizeze lucruri mărețe la muncă și tot să ajungă acasă în fiecare zi până la ora 17:00, restul dintre noi rămânem stresați și copleșiți doar încercând să finalizăm totul la timp.

Vom explora cele mai bune 20 de sfaturi despre cum să îmbunătățim gestionarea timpului

Ce este managementul timpului?

Managementul timpului înseamnă gestionarea timpului tău în cel mai eficient mod posibil. Aceasta implică minimizarea distragerilor, delegarea sarcinilor, prioritizarea lucrurilor care îți consumă timp și — în cele din urmă — realizarea mai multor lucruri, într-un timp mai scurt, cu mai puțin stres.

De ce este important managementul timpului?

Managementul timpului este o abilitate importantă de avut atât pentru muncă, cât și pentru viața personală.

Finalizează sarcinile de lucru, astfel încât să nu mai fie nevoie să rămâi peste program sau să lucrezi în weekend.

Respectă toate termenele limită la timp sau înainte de termen

Nu uita niciodată de un angajament social.

Crește-ți productivitatea, astfel încât să poți realiza mai multe și să excelezi la locul de muncă.

Fă în așa fel încât să controlezi programul de lucru, lucru care te ajută în gestionarea nivelurilor de stres și anxietate.

Cum să îmbunătățești gestionarea timpului: Cele mai bune 20 de sfaturi

Vrei să îți dezvolți abilitățile de gestionare a timpului? Iată ce trebuie să faci.

1. Ia-ți timp pentru a-ți planifica săptămâna

Când ești ocupat, ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să te oprești din lucrul la lista ta de sarcini și să petreci timp planificând săptămâna. Dar, câteva minute petrecute planificând la începutul săptămânii îți pot economisi ore pe termen lung.

Rezervă puțin timp fie luni dimineața, fie duminică seara, fie vineri după-amiaza — să fim sinceri, probabil că muncești, oricum, prea mult.

Folosește acest timp pentru a analiza săptămâna de muncă ce urmează și pentru a nota orice întâlniri, termene limită și evenimente sociale pe care le ai planificate și care nu pot fi mutate.

Apoi, scrie lucrurile pe care dorești să le finalizezi — cum ar fi lucrul la un proiect mai mare care nu are termen imediat, generarea de idei de afaceri sau contactarea de noi potențiali clienți, de exemplu.

Când fiecare zi vine, vei ști deja cum vrei să îți petreci timpul și ce ai stabilit, astfel încât să nu pierzi nimic.

2. Prioritizează lista de to-do

Lista ta de sarcini nu ar trebui să fie o listă nesfârșită cu tot ce vrei să finalizezi în viață.

În schimb, alegi lucrurile esențiale care trebuie să fie făcute în fiecare zi.

Ia în considerare să alegi trei „de făcut” și apoi să ai o listă separată pentru alte lucruri care trebuie realizate, dar care nu sunt la fel de urgente.

Acest lucru te va ajuta să te concentrezi pe cele mai importante sarcini în fiecare zi, în loc să te lași prins făcând lucruri care pot aștepta până mai târziu în săptămână.

3. Prioritizează Sarcinile Cheie ale Săptămânii Sau Lunii

Pe lângă identificarea a trei lucruri importante de realizat în fiecare zi, ia în considerare să faci același lucru pentru săptămână sau lună.

Acest lucru ar putea fi ceva despre care discuți cu șeful tău sau cu echipa.

Prin alegerea a trei priorități pentru săptămână sau lună și amintindu-ți de aceste priorități în fiecare dimineață, te asiguri că nu te vei lăsa prins în lucrări de mică prioritate sau în activități administrative și întâlniri neimportante.

Te va forța să privești imaginea de ansamblu și să faci pași către obiectivele tale mai mari, de asemenea.

4. Folosește un Calendar Online

Nu contează dacă folosești Google Calendar, Apple Calendar sau o altă aplicație complet diferită. Ideea este că, chiar și cei care iubesc calendarele pe hârtie sau cei care cred că calendarele nu sunt pentru ei, ar trebui să ia în considerare utilizarea unuia.

Folosirea unui calendar online înseamnă că poți avea acces la el de pe laptopul tău, de pe calculatorul de birou de la muncă sau de pe telefonul tău când ești în deplasare.

Poți adăuga termene limită și întâlniri pentru a le gestiona oricare ar fi locul în care te afli, și poți verifica de două ori înainte de a te angaja în orice.

Alege un calendar și angajează-te să-l folosești pentru a captura date importante, termene limită și lucruri de făcut.

5. Dă-ți Termene False

Dacă punctul tău slab în gestionarea timpului este că nu respecți termenele, începe să-ți dai termene false.

De exemplu, dacă un raport trebuie să fie predat vineri, adaugă termenul limită în calendarul tău ca miercuri, sau mai devreme dacă dorești un tampon de timp.

Apoi, încearcă să uiți de adevăratul termen. Fă-ți scopul să îți finalizezi și să îți predai toată munca până la termenul tău fals.

Acest lucru îți va oferi un timp tampon în cazul în care te apropii de termenul inventat sau îl ratezi, și te va determina să lucrezi înainte de program.

6. Dă-ți Termene Stricte

Munca se va extinde pentru a se încadra în timpul pe care i-l oferi.

Dacă îți spui că trebuie să creezi un webinar în două ore, nu vei avea timp să derulezi rețelele sociale sau să stai în căsuța de e-mail. Va trebui să te apuci de treabă dacă vrei să respecți acel termen, chiar dacă este autoimpus.

Așadar, când îți stabilești termene, fă-le intenționat mai scurte pentru a ajuta la combaterea procrastinării.

7. Încearcă Time Blocking

Time blocking este o tehnică de productivitate care te poate ajuta să faci mai multe în mai puțin timp.

Îți împarți ziua în blocuri de timp, atribuind fiecărui bloc o sarcină anume. Lucrezi apoi doar la acea sarcină în bloc, ignorând distragerile sau alte sarcini pe care trebuie să le faci.

În plus, prin stabilirea unui termen limită, ar trebui să lucrezi mai repede pentru a rămâne la timp.

De exemplu, dacă ai un raport de scris, o prezentare de vânzări de creat și e-mailuri la care trebuie să răspunzi într-o anumită zi, ziua ta ar putea fi petrecută sărind între cele trei sarcini.

Dar de fiecare dată când schimbi, te încetinești. Îi ia timp minții tale să revină într-o stare de scriere după ce ai fost cercetând, de exemplu.

Cu time blocking, ziua ta ar putea arăta astfel:

9 a.m. – 10 a.m.: răspunde la e-mailuri

10 a.m – 1 p.m.: lucrează la primul draft al unui raport legal

1 p.m. – 2 p.m.: prânz și plimbare

2 p.m – 4 p.m.: creează o prezentare de vânzări pentru un client

4 p.m. – 5 p.m.: e-mailuri și ultimele sarcini administrative pentru zi

Aceasta menține sarcinile relativ separate, ajutându-te să intri în ritm.

8. Try Batching Similar Tasks Together

Time batching este similar cu time blocking, dar merge un pas mai departe. Îți grupezi sarcinile care sunt asemănătoare și lucrezi la ele una după alta.

De exemplu, dacă ești un scriitor, ai putea rezerva ziua de luni pentru cercetare, marți pentru scris și miercuri pentru editare.

Ai putea lucra la mai multe articole în acele zile, dar făcând cercetarea, scrisul și editarea fiecărui articol în zile diferite pentru a grupa sarcinile similare.

Prin gruparea sarcinilor asemănătoare, poți lucra mai repede și mai eficient fără a fi nevoit să schimbi prea mult modul de gândire.

Time batching poate fi de asemenea util atunci când ai o serie de sarcini administrative mici de rezolvat.

În loc să le împrăștii pe parcursul săptămânii, întrerupându-ți timpul de lucru profund, rezervă-ți o oră sau două o dată pe săptămână în care să finalizezi aceste sarcini mici enervante, cum ar fi trimiterea de e-mailuri de urmărire, înregistrarea cheltuielilor sau colectarea numărului de vânzări.

9. Oprește Notificările

Cine poate rezista sunetului unui nou mesaj sau unei notificări de e-mail? Dar, dacă primești multe mesaje și e-mailuri pe parcursul zilei, vei fi deviat adesea de la sarcinile tale. Și de fiecare dată când încerci să te întorci la sarcina de față, îți va lua timp să revii în ritm.

Pune-ți telefonul în modul „nu deranja” și, dacă este posibil, dezactivează notificările Slack și închide-ți căsuța de e-mail.

Lucrează concentrat la o sarcină timp de 30 sau 60 de minute, apoi verifică toate mesajele care au venit într-un moment care îți convine.

10. Fă pauze

Când ai o listă de sarcini care crește constant, ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să te oprești din lucru. Dar a lua pauze te poate ajuta de fapt să-ți gestionezi mai bine timpul.

Dacă nu iei o pauză, mintea ta o va lua pentru tine și va începe să nu mai funcționeze eficient. Și dorința de a derula pe TikTok în loc să lucrezi la o problemă de muncă complicată va crește doar.

Câte pauze iei depinde doar de tine. Experimentează lucrând timp de 90 de minute, apoi luând o pauză de 30 de minute; sau lucrând timp de 25 de minute, apoi luând o pauză de cinci minute.

Folosește-ți pauzele în mod înțelept. Îndepărtează-te de birou și bea apă, fă o plimbare rapidă sau întinde-te.

11. Observă care este ora la care lucrezi cel mai bine

Poate ești o persoană matinală care finalizează rapid munca până la prânz, doar pentru a lăsa oboseala pe după-amiază. Dacă ești o persoană de noapte, ai putea fi total opusul, cu mintea ta nefiind activă până după prânz.

Cei mai mulți dintre noi ne situăm undeva între aceste două extreme.

Petrece o săptămână monitorizând când te simți mai productiv, creativ și alert în fiecare zi și când munca curge cel mai ușor. Ar trebui să începi să observi o temă.

Odată ce ai o idee aproximativă despre cele mai productive momente ale zilei, evită să faci sarcini de mică prioritate în acel timp. Lucrează la lucrurile importante,și salvează e-mailuri și admin pentru când mintea ta are nevoie de o pauză mentală.

Dacă ai control asupra momentului în care sunt stabilite întâlnirile, programează întâlniri dificile și prezentări pentru când te simți cel mai bine, iar întâlnirile ușoare cu echipa pentru când ești într-o perioadă mai slabă.

12. Deleagă Înțelept

Nu contează cât de bune sunt abilitățile tale de gestionare a timpului, nu poți să încadrezi 80 de ore de muncă într-o săptămână de lucru de 40 de ore. Aici delegarea te poate ajuta.

Privește-ți responsabilitățile și vezi dacă există ceva la care un alt membru al echipei este mai bun sau mai rapid.

Dacă gestionezi o echipă, vezi dacă poți încredința conducerea unei anumite persoane pe un proiect anume sau, măcar, implică-i în cercetări inițiale sau brainstorming, de exemplu.

Dacă îți conduci propria afacere, externalizează sarcinile la care nu ești expert, cum ar fi contabilitatea sau scrierea de conținut, și concentrează-te pe sarcinile pe care doar tu poți să le faci.

13. Găsește Răspundere Externă

Nimeni nu vrea să recunoască că nu se descurcă bine la gestionarea timpului, că a procrastinat toată după-amiaza, sau că a ratat încă un termen limită.

Construiește răspunderea în viața ta în timp ce îți dezvolți aceste noi abilități de gestionare a timpului.

De exemplu, dacă șeful tău cere un raport, spune-i că îl vei avea gata până vineri. Stabilirea termenului limită te va face responsabil, în timp ce absența unui termen ar putea însemna că amâni sarcina sau că îți va lua mult mai mult timp să o finalizezi.

Poți de asemenea să găsești un prieten sau un coleg apropiat cu care să stabilești obiective zilnice sau săptămânale. Verificați unul pe altul la sfârșitul zilei de muncă sau săptămânii pentru a vedea dacă ați atins obiectivele sau nu.

Să știi că cineva va afla despre gestionarea ta slabă a timpului poate fi tot ce îți trebuie pentru a o îmbunătăți.

14. Învinge Procrastinarea

Uneori, avem suficient timp pentru a finaliza totul, dar pur și simplu nu începem sarcinile până când nu e prea târziu.

Dar există multe tipuri diferite de procrastinare. Poate că amâni lucrurile pentru că:

Îți e frică să abordezi o sarcină dificilă

Nu știi de unde să începi la un proiect sau obiectiv mare

Nu ai toate informațiile de care ai nevoie pentru a începe

Află ce tip de procrastinare resimți și ia măsuri pentru a o soluționa.

Poate că trebuie să împarți un proiect mare în pași mai mici sau să te inspiri printr-o discuție motivațională despre abordarea unei sarcini care ți se pare prea dificilă.

15. Încearcă Tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro implică lucrul la o singură sarcină — și o singură sarcină doar — timp de 25 de minute înainte de a face o pauză de cinci minute.

Odată ce ai realizat patru „pomodori”, sau sprinturi de muncă de 25 de minute, ia o pauză mai lungă de 20 de minute înainte de a te întoarce la muncă.

Această tehnică te poate ajuta să te concentrezi pe sarcina în cauză și să reziști procrastinării, știind că o pauză urmează într-un timp relativ scurt.

În plus, aceste pauze impuse te vor ajuta să te simți fresh și mai productiv pe parcursul zilei de lucru.

16. Urmărește-ți Timpul

Folosește un tracker de timp online, precum Toggl, Harvest sau RescueTime pentru a vedea cum îți petreci cu adevărat timpul.

Aceasta te va ajuta să descoperi cât timp îți iau anumite sarcini de lucru și chiar actul de a ști că îți urmărești timpul poate să te facă să-l cheltuiești diferit.

De exemplu, s-ar putea să nu vrei să vezi că ai petrecut patru ore în inbox până la sfârșitul zilei, așa că treci mai eficient prin e-mailuri și te întorci la munca profundă pe un proiect important.

Urmărirea timpului te poate ajuta să vezi sarcinile care durează mult mai mult decât crezi că durează, astfel încât să îți poți planifica mai bine săptămâna și să te asiguri că întotdeauna accepți o sarcină despre care știi că vei avea timp să o finalizezi.

17. Configurează Șabloane pentru Economisirea Timpului

Dacă există o sarcină pe care o faci în fiecare săptămână, vezi dacă există o modalitate prin care poți crea un șablon pentru aceasta.

În loc să creezi un raport de vânzări de la zero, de exemplu, scrie titlurile pe care le folosești mereu într-un document Google pe care să-l poți copia într-un document nou în fiecare săptămână.

Întâlnirile sunt o pierdere enormă de timp, dar sunt – de obicei – necesare. Economisiți o parte din timpul asociat întâlnirilor folosind un instrument de programare precum Calendly sau Doodle.

Dacă trimiți multe e-mailuri reci, creează un șablon pe care să-l poți personaliza în schițele din inboxul tău. Folosește Meeting Scheduling Software.

Acest lucru permite colegilor și clienților să aleagă o oră disponibilă pentru întâlnire din calendarul dvs., eliminând necesitatea de a merge înainte și înapoi încercând să găsiți o oră în care sunteți amândoi liberi.

19. Experimentați cu Locul în Care Lucrați Cel Mai Bine

Unii oameni au nevoie de responsabilitatea unui birou, alții au nevoie de liniștea de acasă, iar alții au nevoie de agitația unei cafenele.

Dacă jobul dvs. permite, experimentați cu diferite locuri de muncă pentru a găsi unul care să vă ajute să intrați în ritm și să realizați mai multe.

Este posibil să descoperiți că trebuie să mergeți în locuri diferite în funcție de sarcina la care lucrați în fiecare zi.

20. Amintiți-vă de Obiectivul Dvs.

Când lucrați la sarcini mici, confruntați cu termene limită și, în general, în mijlocul unei săptămâni de muncă stresante, este ușor să uitați de gestionarea timpului.

Amintiți-vă zilnic de obiectivul dvs. de a deveni mai bun la această abilitate esențială. Lipiți un post-it pe birou, setați o alertă zilnică pe telefon la 8:59 a.m. sau scrieți-l în partea de sus a listei de sarcini în fiecare dimineață.

Amintindu-vă în fiecare zi că doriți să vă controlați programul va asigura că gândiți la metode precum stabilirea priorităților, tehnica Pomodoro și delegarea, chiar și atunci când munca este aglomerată.